5 vereisten waar een goede antwoordservice aan voldoet

De impact van een goede antwoordservice is niet te onderschatten. Stel, je loopt een restaurant binnen en wordt begroet met een warme glimlach en een vriendelijk woord. Dit gevoel van welkom zijn, is precies wat een professionele antwoordservice voor jouw bedrijf kan betekenen. Maar hoe kies je een goede antwoordservice? Daarvoor hebben we een handige checklist voor je!

Het belang van de eerste indruk

Maar eerst, het belang van een goede antwoordservice. We gaven al het voorbeeld van het restaurant. En dan denk je misschien: “Ja, logisch, dat verwacht iedereen in een restaurant.” Maar vergis je niet. Die impact van de eerste indruk geldt altijd, overal. 

Die eerste indruk is alles. Een telefoontje naar jouw bedrijf kan de eerste interactie zijn die een klant met je heeft. Een goede antwoordservice zorgt ervoor dat deze eerste kennismaking soepel, professioneel en aangenaam verloopt. En dat heeft impact op je uitstraling. Worden klanten vriendelijk en adequaat geholpen, dan zullen ze eerder bij je terugkomen. 

Hoe kies je een goede antwoordservice?

Goed, inmiddels ben je waarschijnlijk wel overtuigd dat investeren in een goede antwoordservice de moeite waard is. De vraag is dan: hoe vind je een goede antwoordservice? Een antwoordservice is het verlengde van jouw klantenservice en moet dus naadloos aansluiten op jouw dienstverlening en passen bij je bedrijf. 

Ga daarom na bij jezelf en collega’s: wat zijn je verwachtingen? Hoe kan een antwoordservice jullie bedrijf ondersteunen? 

Om het makkelijker te maken, hebben we een checklist voor je gemaakt met een aantal tips/vereisten om een goede antwoordservice te kiezen.

Checklist voor een goede antwoordservice

1. Juiste tone of voice
De juiste telefoniste voor jouw bedrijf moet dezelfde manier van communicatie hanteren als jullie. Het maakt nogal een verschil of je een notariskantoor hebt of een speelparadijs. Daar hoort een andere tone of voice en ook een andere stem bij. Spreek jullie manier van communiceren vooraf door met de antwoordservice. Bij Antwoordservice-telefoonservice brief je ons vooraf. Alle informatie zetten we in jouw persoonlijke dashboard. De telefoniste is dus op de hoogte en kan jouw klanten aanspreken alsof ze gewoon bij jullie in dienst is.

2. Professionaliteit
Elke telefoonservice werkt anders. Sommige werken met parttimers die vanuit huis werken. Antwoordservice-telefoonservice werkt met fulltimers op onze eigen locatie. Zij worden getraind in klantgerichtheid en continu gecoacht. Dat betekent dat ze voor elk gesprek de volle aandacht hebben, weten hoe ze het gesprek moeten sturen - en dat alles zonder storende achtergrondgeluiden. Vraag dus voordat je een antwoordservice kiest, hoe ze werken en hoe de telefonistes worden opgeleid en gemonitord.

3.Tarieven
Ook het tarief van de telefoonservice moet natuurlijk bij je budget passen. Er is verschil tussen hoe antwoordservices kosten in rekening brengen. Sommige berekenen per minuut, andere per gesprek. Ook hanteren ze andere abonnementen. Reken dus vooraf uit wat past bij jouw budget, afhankelijk van het aantal telefoontjes dat je verwacht. 

Antwoordservice-telefoonservice biedt twee pakketten, waarmee je kan kiezen welke voor jou het voordeligst uitpakt. In het ene pakket zijn 65 gesprekken inbegrepen, bij het andere betaal je per afgehandeld gesprek. Wij rekenen per gesprek van 90 minuten, een gemiddelde gespreksduur. Omdat we per gesprek en niet per minuut rekenen, kun je vooraf al een goede inschatting maken van de kosten.

4. Contractduur
Check je antwoordservice ook op de contractduur. Hoelang zit je vast aan je contract? In het bedrijfsleven gaan veranderingen snel. Ook jouw bedrijf is over een halfjaar niet meer hetzelfde als vandaag. Dan wil je wel je pakket kunnen aanpassen of je contract opzeggen zonder termijn.

De contracten van Antwoordservice-telefoonservice zijn dagelijks opzegbaar. Lekker flexibel! 

5. Service
Hoewel de meeste telefoonservices ongeveer hetzelfde bieden, is het belangrijk om vooraf goed te begrijpen wat je gaat krijgen. Is het de bedoeling dat zij altijd voor je opnemen, of schakel je door wanneer het jou uitkomt (en betaal je ook alleen in dat geval?) Of wil je ze als achtervang, wanneer niemand de telefoon opneemt? Wat gebeurt er na het gesprek? Waar vind je de notities? Kunnen ze aansluiten op jullie eigen CRM-systeem of wil je dat zij in een klantsysteem voorzien?

Keuze-opties bij Antwoordservice-telefoonservice

Om gelijk maar toe te lichten hoe Antwoordservice-telefoonservice werkt: wij sturen je na elk gesprek een belnotitie via WhatsApp, sms of e-mail. Deze zetten we ook in je persoonlijke dashboard waar je overzicht hebt van alle inkomende gesprekken. Of, als je dat liever wilt, zetten we ze in je eigen klantsysteem. 

We hebben drie doorschakelmogelijkheden:

• altijd
• handmatig
• automatisch na drie keer overgaan

Je kunt het dus zo flexibel inrichten als je maar wilt!

Nu 30 dagen gratis proberen

Met bovenstaande checklist kun je een keuze maken voor een goede antwoordservice. Eentje die bij jouw bedrijf past. Maar wil je het echt ervaren, of het bij je past, dan moet je het gewoon uitproberen!

Bij Antwoordservice-telefoonservice bieden we je daarom een proefperiode aan van 30 dagen. Gratis en vrijblijvend! Dan pas weet je echt wat een goede antwoordservice is.